・理由書は状況説明文書
・アピール文書でもある
・良い理由書はプラスになる
・書き方には注意が必要
理由書は状況説明文書
在留資格の申請の際、申請書や住民票などの定型的な書類の他に「理由書」という文書を添付することがあります。
永住許可申請など、在留資格によっては元から必要書類となっているの場合もあります。また、申請後、審査状況に応じて入管から理由書の提出を求められる場合もあります。
「A4サイズ1枚から2枚」が分量の目安です。基本的には「文章」、必要に応じて図表を使用して状況説明を行います。
理由書の効果
申請者側から自己開示することにより、入管の心証を良くする効果があると考えられます。申請者によっては、必要書類でなくても任意に添付し、正当性を積極的に「アピール」することもあります。
最高裁判例によれば、在留資格の審査は裁量の幅が広汎です。とすれば、その裁量に対して効果的に「訴えかけ」を行うことにより、処分が左右される余地があると考えられます。
もちろん、裁量が広汎といってもあくまで行政行為であり、省庁としても処分の一貫性を維持しようとしっかり業務を遂行されておりますので、恣意的な匙加減で変わるようなことは原則としてありません。事実を基にして判断されますので、いくら理由書があったとしても黒が白になるのではないということです。
しかし、数少ない申請の機会ですので、説明不足によって疑義を生じるくらいなら、理由書を添付して積極的に説明を行うのが経済的かつ効果的です。
書き方には注意が必要
在留資格の審査官は行政文書のプロである公務員、官僚です。官僚には官僚の「文章スタイル」があります。
これらは霞ヶ関文学などと揶揄されることもありますが、その是非はここでは置いておき、そのようなスタイルの文書によって行政システムが回っているという「現実」に目を向けたいと思います。
法律文書は外国語のようなものです。これを日本語で表現するため、どうしても無理な言い回しになります。明確性を表現するためには仕方のないことですが、どうしても分かりにくい文章になってしまい、しかも長文になります。
外国語のようなものだから、専門家、スペシャリストが書いた方が「違和感なく」作成することができます。
もちろん見よう見まねで書いてもよく、文章スタイルで審査が左右されることはありません。
ただし、審査官にとって慣れたスタイルの文章で説明した方が審査がスムーズに進みます。相手に合わせてあげる姿勢は大切です。読み手のストレスを軽減させることで、審査も効率的に進むと考えられます。
もちろん、前述のように、あくまで事実を基に判断しますので、審査の帰趨が極端に変わることはありませんが、理由書にプラスを導くパワーがあることは事実です。
まとめ
作成が困難かつ手間のかかる「理由書」ですが、多くの場合、理由書によって「説得力」がアップし、結果として「許可率」アップにも繋がります。
当事務所でも経験豊富な行政書士によるサポートを実施いたしております。ぜひご相談下さい。
